أخصائي تنسيق ومتابعة

منذ تشييد لبنات اتحاد دولة الإمارات العربية المتحدة في العام 1971، حظي التعليم باهتمام القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه وإخوانه المؤسسين الأوائل، إيماناً منهم بأنه الركيزة الأساسية لبناء مجتمع متمكن قادر على مسايرة ركب التقدم، وعلى مدار العقود المنصرمة تمحور اهتمام القيادة الرشيدة للدولة في بناء نظام تعليمي يضاهي مثيلاته في الدول المتقدمة، مسخرة كافة الإمكانات، لتحقيق أجندة الدولة والرؤية الوطنية. وتحقيقاً للرؤى المستقبلية وتطلعات القيادة الحكيمة، بُذلت جهود حثيثة لتطوير التعليم، واعتماد أفضل النظم لتحقيق مخرجات تعليمية عالية الجودة.

ولأن الاستثمار في رأس المال البشري هو الهدف الأساس، حرصت دولة الإمارات منذ تأسيس وزارة التربية والتعليم على تهيئة الظروف المواتية لبناء مدرسة إماراتية رائدة في المعايير والشكل والمضمون، تتميز ببيئة تعليمية فائقة الجودة، ومزودة بأعلى أدوات التقنية الحديثة؛ لتخريج أجيال قادرة على استكمال مسيرة تعليمها الجامعي بخطىً واثقة في مؤسسات التعليم العالي لتواكب متطلبات سوق العمل.

وقد عملت الوزارة على توفير منظومة تعلم ذكية ومنصات رقمية، عالية الجودة، بجانب التطوير المستمر في المناهج الدراسية بمعايير تعلم وطنية، وسياسة تقييمية قائمة على القياس من أجل التعلم، وأعلى درجات الجودة لتحاكي أفضل الممارسات العالمية، فضلاً عن توفير مسارات تعليمية متنوعة تدعم قدرات ومهارات الطلبة، وتسهم في تحقيق استراتيجية الدولة لتشجيع ثقافة الإبداع والابتكار من خلال إكساب الطلبة مهارات القرن الحادي والعشرين، وحفزهم على التحلي بالأفكار الجديدة التي تتصل بالواقع، وتستشرف المستقبل للمساهمة في إيجاد الحلول الجذرية المستدامة للقضايا الحيوية، وتحسين القدرة على التنافسية، ودعم الحكومة الذكية؛ سعيًا لمواكبة التطورات العالمية، والنهوض بالتعليم والدفع به إلى آفاق واسعة من التميز والريادة والتنافسية.

يُعد مكتب وكيل الوزارة الوحدة التنظيمية التنفيذية المعنية بدعم وكيل الوزارة في إدارة ومتابعة أعمال الوزارة، وضمان تنفيذ توجيهاته وقراراته بكفاءة وفاعلية، بما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للوزارة. ويؤدي المكتب دوراً محورياً في تنسيق الجهود بين القطاعات والإدارات التنظيمية والجهات الحكومية والشركاء الاستراتيجيين، بما يضمن تكامل الأعمال، وسرعة الاستجابة، وانسيابية الإجراءات، وتعزيز كفاءة الأداء المؤسسي.

ويتولى المكتب الإشراف على إدارة ومتابعة الموضوعات ذات الأولوية والأهمية الاستراتيجية، ورصد تقدم تنفيذ المبادرات والمشروعات والقرارات والتكليفات الصادرة عن وكيل الوزارة، ومتابعة مخرجات الاجتماعات واللجان، والتأكد من تنفيذها ضمن الأطر الزمنية المحددة، مع إعداد التقارير الدورية التي توضح نسب الإنجاز، والتحديات، والإجراءات التصحيحية المقترحة لدعم اتخاذ القرار.

كما يضطلع المكتب بمسؤولية مراجعة ودراسة الموضوعات والمذكرات والتقارير المعروضة على وكيل الوزارة، والتحقق من اكتمالها ودقتها وتوافقها مع السياسات والتشريعات والإجراءات المعتمدة، وإعداد الملخصات التنفيذية والتوصيات اللازمة بما يضمن جاهزية الموضوعات قبل عرضها على القيادة.

ويقوم المكتب بإدارة منظومة المتابعة المؤسسية للتوجيهات والقرارات، من خلال بناء آليات واضحة لرصد التنفيذ، وتحديد المسؤوليات، وقياس مستويات الإنجاز، والتنسيق المستمر مع الجهات المعنية لمعالجة التحديات التي قد تؤثر في سير العمل، بما يرسخ مبادئ الحوكمة والشفافية والمساءلة.

ويتولى المكتب كذلك إدارة المراسلات الرسمية الخاصة بوكيل الوزارة، وتنظيم الاجتماعات والزيارات الرسمية، ومتابعة تنفيذ مخرجاتها، إضافة إلى إعداد التقارير والعروض التقديمية والمواد التنفيذية التي تدعم مشاركة وكيل الوزارة في الاجتماعات واللجان والمحافل الرسمية.

ويسهم المكتب في تعزيز التكامل المؤسسي من خلال بناء قنوات اتصال فعّالة مع مكاتب الوزراء والوكلاء المساعدين والقيادات التنفيذية والجهات الحكومية الاتحادية والمحلية والشركاء الاستراتيجيين، بما يضمن توحيد الجهود وتحقيق أعلى مستويات التنسيق في تنفيذ الأولويات الوطنية والمؤسسية.

المهام والمسؤوليات

1. متابعة تنفيذ توجيهات وقرارات وكيل الوزارة مع القطاعات والإدارات المعنية، والتأكد من إنجازها ضمن الأطر الزمنية المحددة.
2. متابعة التكليفات الصادرة عن مكتب وكيل الوزارة، ورصد نسب الإنجاز، والتأكد من استيفاء جميع المتطلبات قبل إغلاقها.
3. التنسيق المستمر مع القطاعات والإدارات والجهات ذات العلاقة لضمان سرعة تنفيذ التوجيهات ومعالجة المعوقات التي قد تؤثر على سير العمل.
4. إعداد تقارير دورية ورفعها لوكيل الوزارة تتضمن حالة تنفيذ التكليفات، ونسب الإنجاز، والموضوعات المتأخرة، والتوصيات اللازمة.
5. متابعة تنفيذ مخرجات الاجتماعات واللجان والزيارات الرسمية، والتأكد من التزام الجهات المعنية بتنفيذ ما صدر عنها من قرارات وتوصيات.
6. متابعة الموضوعات الاستراتيجية والمبادرات والمشروعات ذات الأولوية، وقياس مدى تقدمها ورفع تقارير دورية بشأنها.
7. متابعة المراسلات الواردة والصادرة من وإلى مكتب وكيل الوزارة، وضمان سرعة استكمال الإجراءات والردود في المدد المحددة.
8. متابعة الموضوعات المحالة إلى القطاعات والإدارات، والتأكد من استكمال الدراسات والردود والمذكرات وفق المتطلبات المحددة.
9. إعداد لوحات متابعة وقواعد بيانات للتكليفات والقرارات والمؤشرات، وتحديثها بشكل مستمر لدعم اتخاذ القرار.
10. رصد المخاطر والتحديات التي قد تؤثر على تنفيذ التكليفات، والتنسيق مع الجهات المعنية لاقتراح الحلول المناسبة ورفعها للقيادة.
11. إعداد المذكرات والخطابات والتقارير التنفيذية وملخصات الموضوعات دعماً لأعمال مكتب وكيل الوزارة.
12. مراجعة المراسلات والموضوعات قبل عرضها على وكيل الوزارة، والتأكد من اكتمالها ودقتها وتوافقها مع السياسات والإجراءات المعتمدة.
13. التنسيق مع مكاتب الوكلاء المساعدين والجهات الحكومية والشركاء الاستراتيجيين فيما يتعلق بالموضوعات المشتركة ومتابعة تنفيذها.
14. حفظ وتنظيم ملفات التكليفات والقرارات والسجلات الخاصة بمكتب وكيل الوزارة، بما يضمن سهولة الرجوع إليها وتتبعها.
15. تنفيذ أي مهام أو تكليفات أخرى تدخل ضمن نطاق اختصاص مكتب وكيل الوزارة.

• درجة البكالوريوس في أحد التخصصات ذات الصلة، مثل:

• إدارة الأعمال.
• الإدارة العامة.
• السياسات العامة.
• العلاقات الحكومية.
• القانون.
• الاقتصاد.
• أو أي تخصص آخر ذو علاقة بطبيعة عمل الوظيفة.

• يفضل الحصول على درجة الماجستير في الإدارة أو الإدارة الحكومية أو إدارة المشاريع أو أي تخصص ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجالات التنسيق والمتابعة، أو إدارة المكاتب التنفيذية، أو إدارة الأداء، أو الشؤون التنفيذية، أو العمل في مكاتب القيادات العليا.
• خبرة في إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والتقارير الحكومية.
• خبرة في متابعة تنفيذ المبادرات والمشروعات والقرارات المؤسسية.
• يفضل وجود خبرة في الجهات الحكومية أو شبه الحكومية، مع الإلمام بمنظومة العمل الحكومي والتشريعات والإجراءات التنظيمية.

• مهارات عالية في المتابعة التنفيذية وإدارة التكليفات.
• القدرة على التخطيط والتنظيم وإدارة الأولويات.
• مهارات إعداد وصياغة المذكرات والخطابات والتقارير التنفيذية.
• القدرة على تحليل الموضوعات واستخلاص التوصيات.
• مهارات إعداد العروض التقديمية.
• إجادة استخدام Microsoft Office، وخاصة:

• Word
• Excel
• PowerPoint

• القدرة على استخدام أنظمة إدارة المراسلات والوثائق والمتابعة الإلكترونية.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات.
• مهارات عالية في التنسيق والتواصل مع مختلف المستويات الإدارية.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• سرعة الإنجاز والمتابعة المستمرة.
• التفكير التحليلي وحل المشكلات.
• السرية والالتزام بالمهنية.
• المبادرة وتحمل المسؤولية.
• المرونة والقدرة على إدارة التغيير.
• مهارات التفاوض والإقناع.
• العمل بروح الفريق وبناء العلاقات المهنية.

• إدارة الأولويات والمهام المتعددة.
• متابعة الأداء وتحقيق النتائج.
• دعم متخذي القرار بالمعلومات والتحليلات.
• التنسيق بين الوحدات التنظيمية.
• إدارة الوقت بكفاءة.
• إدارة المخاطر المتعلقة بتأخر تنفيذ التكليفات.
• القدرة على اتخاذ المبادرات واقتراح الحلول المناسبة.
• التركيز على جودة المخرجات والتحسين المستمر.

• شخصية قيادية ومنظمة.
• حضور مهني وقدرة على تمثيل مكتب وكيل الوزارة.
• القدرة على التعامل مع الموضوعات الحساسة بسرية واحترافية.
• سرعة الاستجابة ودقة المتابعة.
• قدرة عالية على بناء العلاقات والتنسيق مع مختلف الأطراف.